私たち総務人事部では、業務が集中する繁忙期を乗り切るために社内DXに取り組みました。
その取り組みの1つとして実際にAI-OCRを使った効果や感想についてお伝えします。
人事担当のみなさん、こんな悩みはありませんか？
人事担当部門では、時期により入力業務が大量に発生しますよね。
特に3月～4月は新入社員の対応や、次年度の新卒採用など、事務処理の繁忙期で人手が足りない状態になります。
この時期の業務集中は毎年のことで、これは人事担当の宿命として諦めていた部分がありました。
そんな課題を解決するために、
私たちが活用したDXソリューションは『AI-OCR』です。
AI-OCRは、社内に保管されている紙の書類や帳票などのファイル・PDF・画像ファイル等をAI-OCRに読み込ませると、文字を識別して、CSVファイルとしてデータ化してくれる優れものです。
今まで入社手続きの各種書類を手入力していましたが、CSV化されたデータの読取間違いをチェックするのみとなり、業務の効率化を図れました。
出力されたCSVファイルは人事管理システムにそのまま取り込むことができるため、作業時間が大幅に短縮されました。
これで、時間のかかるデータ入力作業から解放されます！
クラウドサービス？人事情報は大丈夫？
NSWが提供するOCRとは？
OCR（Optical Character Recognition）は光学文字認識のことで、光で文字や数字を読み取る技術です。
文字認識にAIエンジンを利用しているのでAI-OCRと呼ばれていて、文字認識率が高く、活字だけではなく手書きの書類もデータ化してくれます。
クラウドサービスのため、ログインするだけですぐに利用開始でき、またエンジンのアップデートや定期的なセキュリティ更新にも対応しています。
総務人事部で活用する際のポイント
このAI-OCRサービスは、社内のNSW-OCR担当者から紹介していただき、総務人事部用のユーザーとアクセス権付のフォルダを用意してもらいました。
総務人事部での利用にあたり、以下5点に配慮しました。
- 公的なセキュリティ認証を受けた事業者であること
- 多要素認証であり、通信が暗号化されていること
- 侵入対策や攻撃対策がされていること
- ウイルス対策がされていること
- 使用後にデータが完全削除されること
総務人事部では膨大な従業員の個人情報を扱うため、総務人事部ユーザのみ参照できるフォルダ構成にすることで、
機密性が高く、安心して使用することができています。
使い方は、初めにデモデータを使って教えてもらったため、思っていたより簡単で、難しいことを考えなくてもすぐに操作できるようになります。
NSW-OCRを使ってみた効果
NSW-OCRの導入によって得られた効果は、大幅な業務時間の短縮です。
約150名の入社手続き書類のデータ入力作業が省けました。
データ入力作業が省けたことで、新入社員や内定者とコミュニケーションをとる時間が増え、入社後の不安を軽減できたのではないかと思います。
さらに、採用戦略や施策の検討など、別作業にも時間を充てることができました。
また、データ品質の向上にも効果がありました。
人による入力と確認から、AI+人による入力と確認に変わることで、誤字脱字や入力ミスの発生を減らせました。
- 対象の入社手続き書類
履歴書、身元保証書、振込依頼書、通勤交通費調査票、年金・雇用保険調査票
150名 × 5帳票 ＝ 750枚分 - 従来のデータ入力作業の場合
750枚 × データ入力8分 ＝ 100時間 ※データ入力に1枚8分かかる想定 - AI-OCRの場合
OCR設定2.5時間 + OCR処理時間30分 ＋ データ確認25時間 ＝ 28時間 ※データ確認に1枚2分かかる想定
従来のデータ入力 100時間 － AI-OCR活用 28時間 ＝ 72時間の削減
効果的な使い方
AI-OCRは取消線や修正テープによる修正は問題ないのですが、
欄外に飛び出して記入されていたり、想定外の記入があった時に誤った識別をしてしまうことがあります。
なるべく手修正する箇所を減らすためにも、
書類のフォーマットや枠の設定を工夫することで、読み取り精度が向上するように改善を加えました。
- より効果的な使い方
・よく使う用語は辞書を引用する
・特定の文字列があった際には置き換える
・手修正が発生しやすい箇所をOCR上でチューニングを行う
AI-OCRは様々な使い方ができます！
私たちは、これからもAI-OCRを活用して効果的に使っていく予定です。
今後は、新人教育や階層別研修で行うアンケートやテスト回答のデータ化に使用して、集計や分析に活用してみようと考えています。
また、海外人材の採用の場面でも、海外からの応募者の履歴書や資格証明書など、日本語以外の書類のデータ化にも挑戦します。
AI-OCRで人事業務を効率化します
人事担当のみなさん、いかがでしたでしょうか？
このコラムでは、弊社総務人事部でAI-OCRを活用した入社手続き書類のデータ作成をラクにする事例を紹介しました。
NSW-OCRには、今回紹介した機能のほかに、住所などの個人情報を扱うデータベースからの引用や、年齢計算などの機能を備えています。
AI-OCRはとても便利で、使い方次第で大きな効果が実感できるツールです。
人事担当の業務において、AI-OCRは頼もしいパートナーです。社内DXでお困りの方はお試しください！
